Novidade: Controle – Abertura e Fechamento do Caixa!

A partir de agora o TouchOne passa a contar com funcionalidade de Controle e Fechamento de Caixa!

As instruções de como habilitar a função e realizar a abertura, sangrias, suprimentos e fechamento no aplicativo TouchOne estão descritas no documento abaixo:

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Clique na imagem para fazer download do Manual de Configuração e Uso!

Recomendamos ainda a leitura do texto abaixo, além de informativo, demonstra a importância desta rotina nas lojas, que pode ser simplificada com o TouchOne.

Controle e Fechamento do Caixa
O funcionário encarregado do caixa, tem grande resonsabilidade e deve seguir integralmente os procedimentos da loja. Os principais objetivos do operador de caixa são evitar erros nas transações de valores e desvios no decorrer do dia, gerar uma relação exata dos saldos e movimentações de caixa e disponibilizar o caixa “zerado” para o próximo operador. A rotina que leva ao fechamento de caixa tem início com a sua abertura e termina com a entrega dos valores, considerando todas as operações realizadas naquele período.

Todo o processo consiste em 4 passos:

1) Abertura do Caixa
Ao abrir a função de Vendas do TouchOne, o operador deverá identificar-se com sua senha e informar o valor de abertura. Deverá dar entrada no caixa com um valor inicial (também chamado de fundo de troco ou fundo de caixa), contendo cédulas e moedas de pequeno valor. Este valor ficará disponível para o operador de caixa ter condições de devolver o troco ou arcar com pequenas despesas.

2) Registrar entradas e saídas
Ao passo que forem realizadas vendas, o TouchOne registrará os valores e formas de pagamento que ocorem ao longo do dia automáticamente. Porém existem operações de entrada e saída, que precisam ser registradas, cabendo ao caixa, anexar os recibos que serão impressos pelo TouchOne:

Sangria
A sangria de caixa, também conhecida como recolhimento ou alívio, consiste em remover dinheiro do caixa sem uma programação definida, como a transferência de valores que estão em excesso no caixa para outro local mais seguro.
Selecione no Menu lateral do TouchOne a função Caixa, opção Sangria, informe o valor da operação e confirme para impressão do recibo. Anexe junto com outros comprovantes do Caixa.

Suprimento
Existe também o suprimento ou reforço de caixa, que consiste em suprir o caixa em situações como, por exemplo, falta de troco. Selecione no Menu lateral do TouchOne a função Caixa, opção Suprimento, informe o valor da operação e confirme para impressão do recibo.
Anexe junto com outros comprovantes do Caixa.

Lançamento das Vendas:
O registro das vendas, bem como registro das formas de pagamento será feito automáticamente pelo TouchOne.
Uma prática interessante é separar todos os comprovantes em clipes em lotes comuns, por exemplo, agrupar:
– Cheques,
– Comprovantes de venda com cartão crédito
– Comprovantes de venda com cartão débitos

3) Conferência de valores
Ao final do expediente, ou da troca de turno entre funcionários, de acordo com a politica da loja, conte todos os valores e movimentações realizadas:
– Dinheiro (notas e moedas);
– Cartões de crédito/débito;
– Cheques;
– Tickets;
– Vale funcionário;
– Pagamentos diversos.

Durante a contagem podem aparecer algumas divergências devido a vários motivos, como: troco incorreto, troca de mercadoria em que não houve baixa, sangrias não registradas, ausências de outros registros etc.
Justamente pelas divergências que podem ocorrer, é aconselhável que o fechamento de caixa seja feito no mesmo dia, para diminuir as chances de esquecimento do que foi feito durante o trabalho.

4) Fechamento do Caixa
Selecione no Menu lateral do TouchOne a função Caixa, opção Fechamento, o sistema informará o valor do caixa em dinheiro, que deverá ser recolhido juntamente com outros comprovates.
O sistema fará uma impressão do Fechamento do Caixa, contendo a soma das movimentações e entradas de valores (dinheiro, cheque, ticket, cartão de crédito etc.).
Se o sistema estiver online, este fechamento estará disponível imediatamente no sistema de retaguarda, permitindo ao gerente ou gestor da loja, remotamente ter o resumo da movimentação do dia.

Informação Adicional:
Que dizer da Leitura “X” e da Redução “Z”?
Não é incomum recebermos a seguinte solicitação dos clientes de automação TouchOne:
“A administração do Shopping esta nos solicitando a Redução “Z”, o que é isto ?”

Resposta curta:
Se você receber esta solicitação poderá entregar uma cópia do fechamento diário do caixa da loja, conforme impresso pelo terminal.

Resposta longa:
Com o fim do ECF, chega ao fim também a obrigação da Leitura X e da Redução Z.
Utilizando a definição da Secretaria da Fazenda de SP para nos lembrarmos:

6.13. O que é Leitura “X” e Redução “Z”?
A Leitura “X” é o documento fiscal emitido pelo ECF que indica os valores acumulados nos contadores e totalizadores, sem que sejam zerados ou diminuídos esses valores.
A Redução “Z” é, também, um documento fiscal emitido pelo ECF com informações idênticas às da Leitura “X”, mas que importa, exclusivamente, em zerar os totalizadores parciais. A redução Z deve ser emitida no encerramento diário das atividades do estabelecimento.
Fundamento: artigo 2º, II e III, da Portaria CAT-55/98.
Fonte: http://www.pfe.fazenda.sp.gov.br

Com a chegada do CFe-SAT e da NFC-e, a Leitura X e Redução Z deixam de existir.
Recorrendo agora as Perguntas Frequentes dos Contribuintes do SAT:

Existirão Redução Z e Leitura X no SAT? Será necessário escriturá-las?
O SAT não possui os conceitos de Redução Z e de Leitura X. Assim, também não existe escrituração para estes documentos no SAT.
Fonte: http://www.fazenda.sp.gov.br

A mesma regra vale para o NFC-e:

6.10 – De quais obrigações acessórias estarei dispensado se aderir a NFC-e?
Os pontos de venda que estiverem utilizando exclusivamente NFC-e:
– Não imprimem Leitura X, Redução Z e Leitura da Memória Fiscal
Fonte: http://www.fazenda.rj.gov.br

Em muitos casos a Redução Z acabava por servir como alternativa a função de relatório de Fechamento de Caixa, servindo como controle ao varejista da sua movimentação diária, ou como forma de apuração de aluguel dentro do Shopping Center, que tem como prática comum definir, como aluguel, um valor mínimo em reais e também um percentual sobre as vendas. Assim o relatório de Fechamento de Caixa pode ser usado para esta finalidade.

Equivocadamente algumas administrações de shoppings desatualizadas quanto a nova legislação continuam a pedir a Redução Z.

Os novos softwares de automação aderentes do SAT e da NFC-e não estão obrigados a cumprir com esta obrigação, que perdeu o sentido com a chegada da transmissão de cupons fiscais em tempo real para a Sefaz.